1. Hợp đồng điện tử và tính pháp lý

Hợp đồng điện tử là dạng văn bản giao dịch được tạo lập, ký kết và lưu trữ thông qua phương tiện điện tử. Về bản chất, hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng truyền thống nếu đáp ứng đầy đủ các yếu tố về nội dung và hình thức theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2005 và Bộ luật Dân sự. Đặc biệt, điều kiện bắt buộc để hợp đồng có hiệu lực là việc sử dụng chữ ký số hợp pháp và sự thỏa thuận giữa các bên về việc ký điện tử.

2. Lợi ích khi sử dụng hợp đồng điện tử

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, hợp đồng điện tử mang đến nhiều lợi ích đáng kể. Người dùng có thể ký hợp đồng từ xa mà không cần gặp mặt, tiết kiệm chi phí in ấn, gửi chuyển phát nhanh. Mọi thao tác đều được ghi nhận bằng nhật ký điện tử, giúp minh bạch hóa quá trình ký kết và dễ dàng truy vết khi cần thiết. Đồng thời, việc lưu trữ trên nền tảng điện tử giúp tránh thất lạc, giảm rủi ro bảo quản hồ sơ giấy.

3. Quy trình ký hợp đồng điện tử đúng pháp luật

Để đảm bảo hợp đồng điện tử được ký kết đúng quy trình và có giá trị pháp lý, bạn cần tuân theo các bước sau:

- Bước 1: Lựa chọn nền tảng ký hợp đồng điện tử uy tín

Trước tiên, hãy lựa chọn một nền tảng được Bộ Thông tin và Truyền thông hoặc cơ quan có thẩm quyền cấp phép hoạt động. Một số cái tên nổi bật trên thị trường bao gồm FPT.eContract, MISA eSign, MeSign, VNPT eContract, và ICORP eContract. Những nền tảng này không chỉ cung cấp công cụ ký số mà còn tích hợp các chức năng lưu trữ, gửi email thông báo, và đảm bảo tính bảo mật dữ liệu người dùng.

- Bước 2: Soạn thảo nội dung hợp đồng đầy đủ

Hợp đồng cần được soạn thảo dưới định dạng phổ biến như PDF hoặc Word. Trong đó, các điều khoản quan trọng bao gồm thông tin các bên, nghĩa vụ và quyền lợi, điều kiện thanh toán, điều khoản chấm dứt hoặc giải quyết tranh chấp. Việc rà soát kỹ nội dung trước khi ký là rất cần thiết, vì sau khi ký số, tài liệu sẽ không thể chỉnh sửa như văn bản giấy.

- Bước 3: Tiến hành ký hợp đồng điện tử

Khi nội dung hợp đồng đã hoàn tất, người dùng đăng nhập vào nền tảng điện tử bằng tài khoản đã đăng ký (thường là qua email, OTP hoặc chữ ký số). Tại đây, bạn sẽ tải hợp đồng lên hệ thống, xác định vị trí ký, sau đó ký điện tử bằng thiết bị USB Token, ký số từ xa hoặc OTP qua ứng dụng di động. Mỗi lần ký sẽ được hệ thống ghi lại thời gian, định danh người ký và mã hóa nhằm đảm bảo tính pháp lý.

- Bước 4: Gửi và lưu trữ hợp đồng

Sau khi cả hai bên hoàn tất việc ký, hệ thống sẽ gửi email thông báo và hợp đồng đã ký đến từng bên. Hợp đồng được lưu trữ trực tuyến trong thời gian dài (tối thiểu 10 năm), đồng thời người dùng có thể tải về bản sao để lưu offline nếu cần. Đây là bước quan trọng để dễ dàng tra cứu và đối chiếu trong tương lai.

4. Một số lưu ý quan trọng khi ký hợp đồng online

Dù tiện lợi, việc ký hợp đồng điện tử cũng đòi hỏi bạn phải cẩn trọng trong quá trình sử dụng. Tuyệt đối không chia sẻ tài khoản hoặc thiết bị ký số cho người khác. Trước khi ký, bạn nên kiểm tra kỹ các thông tin trong hợp đồng và đảm bảo chữ ký số của mình vẫn còn hiệu lực. Ngoài ra, nên chọn những nền tảng có tích hợp xác thực hai lớp hoặc hỗ trợ mã hóa dữ liệu để nâng cao mức độ an toàn.

Trong trường hợp ký nhầm hoặc sai hợp đồng, bạn cần liên hệ ngay với bên đối tác để lập biên bản hủy và tạo lại hợp đồng mới. Tất cả quá trình này cần có sự thống nhất của cả hai bên nhằm tránh rủi ro về sau.

Kết luận

Việc ký hợp đồng điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn mang lại sự chuyên nghiệp và an toàn cho doanh nghiệp trong thời đại số. Tuy nhiên, để đảm bảo hợp đồng có giá trị pháp lý, bạn cần tuân thủ đúng quy trình, sử dụng chữ ký số hợp lệ và chọn nền tảng uy tín. Thực hiện đúng từ đầu sẽ giúp bạn yên tâm trong mọi giao dịch quan trọng.

 

Nếu cần tư vấn thêm về hợp đồng điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com/