Trong hoạt động kinh doanh, hợp đồng là công cụ pháp lý rất quan trọng nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ giữa các bên tham gia. Truyền thống, chúng ta quen thuộc với việc ký hợp đồng giấy, tuy nhiên xu hướng chuyển đổi số đang đẩy nhanh việc áp dụng hợp đồng điện tử trong nhiều lĩnh vực.

Vậy doanh nghiệp nên chọn loại hợp đồng nào để tối ưu hiệu quả và tuân thủ pháp luật? Hãy cùng so sánh chi tiết hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy qua bài viết sau.

1. Hợp đồng giấy là gì?

Hợp đồng giấy là dạng hợp đồng được soạn thảo, in ra và ký tay hoặc đóng dấu trên bản cứng. Hình thức này được sử dụng rộng rãi từ trước đến nay vì tính đồng thuận và dễ hiểu.

- Ưu điểm:

+ Quen thuộc, dễ sử dụng ở mọi quy mô doanh nghiệp

+ Tạo cảm giác “chính thức” khi giao dịch trực tiếp

- Nhược điểm:

+ Tốn thời gian chờ gửi, ký, nhận lại

+ Mất nhiều chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ lâu dài

+ Dễ mất mát, rách hỏng, khó truy vết khi có tranh chấp

2. Hợp đồng điện tử là gì?

Hợp đồng điện tử là dạng hợp đồng được tạo lập, ký và lưu trữ trên nền tảng số. Các bên có thể sử dụng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số để xác nhận hợp đồng.

- Ưu điểm:

+ Ký nhanh trong vòng vài phút, không cần gặp mặt

+ Tiết kiệm chi phí in ấn, nhân lực, chuyển phát

+ Lưu trữ an toàn, dễ tìm kiếm, truy vết

+ Tích hợp dễ dàng với các hệ thống CRM, ERP

- Nhược điểm:

+ Cần nền tảng công nghệ và đào tạo ban đầu

+ Với một số đối tác truyền thống, hợp đồng giấy vẫn được ưu tiên

3. So sánh hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy

Xét về tính pháp lý, cả hai hình thức hợp đồng đều hợp pháp nếu tuân thủ đúng quy định của Luật Dân sự, Luật Giao dịch điện tử và các quy định chỉ dẫn khác. Tuy nhiên, về quy trình, chi phí và ứng dụng, hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi thế:

- Tiết kiệm thời gian xử lý, giảm bớt báo cáo thủ công

- Giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn khi giao dịch từ xa

- Bảo mật và truy vết dễ dàng hơn trong quá trình lưu trữ

- Thân thiện môi trường do không sử dụng giấy

4. Doanh nghiệp nên chọn loại hợp đồng nào?

- Nên chọn hợp đồng điện tử nếu doanh nghiệp bạn:

+ Giao dịch nhiều, cần xử lý nhanh hợp đồng

+ Hợp tác với đối tác ở xa, nền tảng số hoặc quốc tế

+ Muốn tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình

- Tiếp tục dùng hợp đồng giấy ở một số trường hợp:

+ Đối tác yêu cầu hợp đồng bản cứng

+ Giao dịch có yêu cầu chứng thực, công chứng

+ Doanh nghiệp chưa sẵn sàng chuyển đổi số

5. Kết luận

Chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử là xu hướng tất yếu trong hoạt động doanh nghiệp hiện đại. Mỗi hình thức đều có ưu - nhược điểm riêng, nhưng rõ ràng hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi thế vượt trội về tốc độ, hiệu quả và đồng bộ.

Hãy bắt đầu số hóa hợp đồng ngay hôm nay để tiết kiệm chi phí, bảo vệ pháp lý và tăng cạnh tranh cho doanh nghiệp!

 

Nếu cần tư vấn thêm về hợp đồng điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com