1. Quản lý hợp đồng điện tử là gì?

Quản lý hợp đồng điện tử là quá trình kiểm soát toàn bộ vòng đời của một hợp đồng – từ khâu tạo lập, ký số, phân quyền truy cập, theo dõi tiến độ thực hiện đến lưu trữ an toàn. Đây không chỉ là việc lưu file PDF đơn thuần, mà là tích hợp cả pháp lý, nghiệp vụ và công nghệ.

2. Lợi ích khi áp dụng quản lý hợp đồng online

- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Không cần in ấn, gửi văn bản giấy, dễ dàng ký mọi lúc mọi nơi.

- Tránh thất lạc, sai sót: Hệ thống lưu trữ tập trung, dễ tìm kiếm, truy xuất.

- Đảm bảo tính pháp lý: Chữ ký số được xác thực bởi tổ chức chứng thực số, có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy.

- Theo dõi trạng thái thời gian thực: Biết ai đã ký, ai đang chờ duyệt, ai chưa mở hợp đồng.

- Dễ dàng hỗ trợ kiểm toán, pháp lý: Có lịch sử ký, chỉnh sửa rõ ràng, chống chối bỏ.

3. Các bước quản lý hợp đồng điện tử hiệu quả

- Bước 1: Tạo mẫu hợp đồng

Doanh nghiệp nên tạo sẵn các mẫu hợp đồng điện tử theo từng loại hình dịch vụ, sản phẩm hoặc phòng ban để tiết kiệm thời gian xử lý. Nên dùng phần mềm cho phép tự động chèn thông tin như tên khách hàng, mã số thuế, giá trị hợp đồng, điều khoản thanh toán...

- Bước 2: Ký số và xác thực pháp lý

Sử dụng nền tảng hợp đồng điện tử tích hợp chữ ký số như FPT.eContract, MeSign, ICORP eContract, VNPT eContract, SmartSign... để đảm bảo tính pháp lý. Sau khi ký, tài liệu sẽ được gắn chữ ký số có mã hóa và không thể chỉnh sửa nội dung.

Lưu ý: chữ ký số hợp lệ phải được cấp bởi tổ chức chứng thực số như Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA, I-CA...

- Bước 3: Phân quyền truy cập và chỉnh sửa

Chỉ định rõ người nào được:

+ Soạn thảo hợp đồng

+ Duyệt nội dung

+ Ký kết hợp đồng

+ Truy xuất hoặc chia sẻ

Việc phân quyền giúp kiểm soát thông tin, giảm thiểu rủi ro rò rỉ dữ liệu và tránh thao tác sai.

- Bước 4: Theo dõi trạng thái hợp đồng

Hệ thống quản lý sẽ ghi lại toàn bộ trạng thái xử lý:

+ Hợp đồng đã được tạo chưa?

+ Người nhận đã mở hợp đồng chưa?

+ Đã ký chưa, còn ai chưa ký?

+ Có phản hồi điều chỉnh gì không?

Ngoài ra, có thể thiết lập nhắc nhở tự động qua email hoặc thông báo trên hệ thống để đảm bảo tiến độ.

- Bước 5: Lưu trữ hợp đồng điện tử an toàn

Hợp đồng đã ký cần được lưu trữ lâu dài dưới dạng file PDF hoặc XML có gắn chữ ký số. Doanh nghiệp nên sử dụng lưu trữ đám mây có mã hóa, đồng thời sao lưu định kỳ về thiết bị nội bộ để phòng sự cố.

Phân loại hợp đồng theo thời gian, loại hình dịch vụ, phòng ban hoặc khách hàng sẽ giúp tra cứu nhanh chóng khi cần.

4. Những phần mềm quản lý hợp đồng điện tử phổ biến

Một số phần mềm quản lý hợp đồng điện tử được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam sử dụng hiện nay bao gồm:

- FPT.eContract: Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, có khả năng tích hợp với hệ thống ERP, CRM. Phù hợp cho doanh nghiệp lớn với nhu cầu ký số đa tầng.

- VNPT eContract: Được Tổng cục Thuế và Bộ Tư pháp công nhận, đảm bảo tính pháp lý cao. Có khả năng lưu trữ và đối soát chứng từ tiện lợi.

- MeSign: Hỗ trợ tạo mẫu hợp đồng tự động, theo dõi tiến trình ký theo thời gian thực và lưu trữ trên nền tảng đám mây an toàn.

- Base.Sign: Tối ưu cho doanh nghiệp đang chuyển đổi số. Hệ thống có phân quyền rõ ràng, quản lý trạng thái duyệt – ký – hoàn tất minh bạch.

- SmartSign: Thiết kế đơn giản, dễ triển khai với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chi phí thấp, hỗ trợ nhiều hình thức ký điện tử.

- ICORP eContract: Phân quyền chi tiết, theo dõi trạng thái ký số, hỗ trợ nhiều loại chữ ký số (Token, HSM), phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp.

Tùy vào quy mô và nhu cầu quản lý, doanh nghiệp nên lựa chọn nền tảng phù hợp để tích hợp vào quy trình hiện tại, tối ưu hiệu quả vận hành và đảm bảo tuân thủ pháp lý.

5. Một số lưu ý khi quản lý hợp đồng điện tử

- Không nên gửi hợp đồng điện tử qua email cá nhân, hãy dùng hệ thống bảo mật có kiểm soát truy cập.

- Không được sửa nội dung sau khi đã ký, trừ khi lập phụ lục hoặc điều chỉnh theo quy trình đúng.

- Thiết lập lịch sao lưu dữ liệu theo tuần hoặc tháng để tránh mất dữ liệu.

- Với các hợp đồng hết hạn, nên lập danh sách theo dõi và báo cáo định kỳ cho các phòng ban liên quan.

6. Kết luận

Quản lý hợp đồng điện tử không chỉ là xu hướng, mà còn là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành, tăng tốc độ ký kết và đảm bảo tính pháp lý trong thời đại số hóa. Việc áp dụng các phần mềm và quy trình quản lý hợp đồng bài bản sẽ giúp bạn:

- Giảm thiểu chi phí giấy tờ và thời gian chờ ký

- Kiểm soát tiến độ công việc rõ ràng

- Dễ dàng tra cứu, tổng hợp báo cáo khi cần

- Nâng cao tính bảo mật và hiệu quả trong vận hành

 

Nếu cần tư vấn thêm về hợp đồng điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com/