1. Driver USB Token cũ hoặc không tương thích với hệ điều hành

Đây là nguyên nhân thường gặp nhất khiến chữ ký số không hoạt động đúng. Nhiều doanh nghiệp hoặc cá nhân sử dụng driver cũ hoặc không đúng phiên bản cho hệ điều hành (Windows 10, Windows 11 64bit…) dẫn đến xung đột với các phần mềm như HTKK, iTaxViewer, phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm BHXH điện tử…

Cách khắc phục:

- Gỡ bỏ toàn bộ driver cũ của thiết bị USB Token khỏi máy tính

- Tải driver mới nhất từ website chính thức của nhà cung cấp chữ ký số (I-CA, Viettel-CA, VNPT-CA…)

- Cài đặt đúng phiên bản 32-bit hoặc 64-bit tương ứng với hệ điều hành

- Khởi động lại máy sau khi cài để thiết lập có hiệu lực

2. Phần mềm diệt virus hoặc tường lửa ngăn thiết bị chữ ký số

Một số phần mềm bảo mật như Kaspersky, Norton, Windows Defender, hoặc các firewall nội bộ có thể ngăn phần mềm ký điện tử truy cập USB Token, dẫn đến chữ ký số không thể hoạt động hoặc không được nhận diện.

Cách khắc phục:

- Thêm USB Token và phần mềm ký vào danh sách ngoại lệ trong phần mềm diệt virus

- Nếu sử dụng phần mềm của cơ quan nhà nước (HTKK, iTaxViewer), đảm bảo cấp đủ quyền cho ứng dụng truy cập thiết bị USB

- Tạm thời tắt firewall hoặc diệt virus và kiểm tra lại chức năng ký. Nếu hoạt động, cấu hình lại tường lửa để cho phép hoạt động bình thường

3. Trình duyệt không hỗ trợ Java hoặc Plugin ký số

Tình trạng này phổ biến khi người dùng thao tác trên trình duyệt Chrome, Edge Chromium, Safari mới - vốn không còn hỗ trợ các plugin ký số dạng Java hoặc NPAPI. Điều này dẫn đến chữ ký số không thể kích hoạt khi ký trên các hệ thống như: Thuế điện tử, hải quan điện tử, phần mềm hóa đơn online…

Cách khắc phục:

- Sử dụng trình duyệt tương thích như Internet Explorer 11 hoặc Firefox ESR (phiên bản mở rộng)

- Cài thêm extension ký số (plugin) do đơn vị cung cấp chữ ký số phát hành

- Trong trường hợp ký số online qua phần mềm riêng, nên tải phần mềm ký được hỗ trợ chính thức thay vì ký trực tiếp trên web

4. Xung đột giữa nhiều phần mềm sử dụng chung thiết bị ký số

Một số máy tính cài đặt nhiều phần mềm như hóa đơn điện tử, kê khai thuế, nộp BHXH, hệ thống nội bộ… có thể gây ra xung đột truy cập tài nguyên nếu các phần mềm cùng lúc yêu cầu quyền truy cập thiết bị USB Token.

Cách khắc phục:

- Đảm bảo chỉ chạy một phần mềm có liên quan đến ký số tại một thời điểm

- Gỡ bớt những phần mềm ký không sử dụng hoặc xung đột với phần mềm chính

- Ưu tiên dùng trình ký do nhà cung cấp phát triển riêng, tránh chạy nhiều phần mềm chữ ký số nền cùng lúc

- Nếu nghi ngờ máy bị lỗi registry do cài nhiều bản driver, có thể dùng công cụ dọn dẹp để làm sạch hệ thống

5. Thiết bị USB Token bị lỗi hoặc không được nhận diện

Nếu máy tính không hiển thị Token, không nhận thiết bị chữ ký số, hoặc báo lỗi “Không tìm thấy thiết bị ký”, khả năng cao là thiết bị đã bị lỗi phần cứng, tiếp xúc kém hoặc do cổng USB không tương thích.

Cách khắc phục:

- Thử cắm USB Token vào cổng USB khác (ưu tiên cổng USB 2.0)

- Kiểm tra Token trên máy tính khác để xác định lỗi từ thiết bị hay phần mềm

- Nếu Token đã hỏng, liên hệ nhà cung cấp để được đổi mới hoặc cấp lại thiết bị

- Tuyệt đối không dùng thiết bị Token đã lỗi chập chờn vì có thể gây mất an toàn khi ký văn bản pháp lý

6. Kết luận

Chữ ký số là công cụ pháp lý quan trọng nhưng dễ gặp lỗi khi vận hành với nhiều phần mềm chuyên ngành. Nếu hiểu rõ nguyên nhân gây xung đột chữ ký số và áp dụng đúng cách khắc phục, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian xử lý lỗi và tránh những rủi ro pháp lý khi khai báo điện tử.

Nếu bạn vẫn gặp lỗi không xử lý được, hãy liên hệ đơn vị cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ kỹ thuật chi tiết, hoặc cân nhắc sử dụng phần mềm ký chuyên dụng tích hợp sẵn trình xử lý lỗi.

Nếu cần tư vấn thêm về chữ ký số, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com/