1. Tại sao cần kiểm tra thời hạn của chữ ký số?

Chữ ký số có thời hạn sử dụng nhất định, thông thường từ 1 đến 3 năm tùy vào gói dịch vụ. Khi hết hạn, chữ ký số không còn hiệu lực pháp lý và bạn sẽ không thể ký điện tử trên các nền tảng như: 

- Hệ thống thuế điện tử (eTax)

- Cổng BHXH Việt Nam

- Hệ thống hải quan điện tử (VNACCS)

- Các phần mềm hóa đơn điện tử

Việc kiểm tra định kỳ thời hạn giúp bạn chủ động gia hạn, tránh rủi ro bị gián đoạn công việc hay xử phạt hành chính vì hồ sơ không hợp lệ.

2. Cách kiểm tra hạn sử dụng chữ ký số bằng phần mềm USB Token

- Bước 1: Cắm USB Token vào máy tính

Sau khi cắm USB Token (của các nhà cung cấp như Viettel-CA, VNPT-CA, FPT-CA, I-CA…), thiết bị sẽ tự động hiển thị biểu tượng trên khay hệ thống.

- Bước 2: Mở phần mềm quản lý Token

Tìm và mở phần mềm chữ ký số tương ứng trên máy tính. Ví dụ: Viettel-CA Token Manager, I-CA Token Manager,...

- Bước 3: Xem thông tin chứng thư số

Tại giao diện chính của phần mềm, bạn chọn tab “Chứng thư số” hoặc “Thông tin chứng thư”

Lúc này, hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin như:

+ Tên tổ chức/ cá nhân sử dụng

+ Ngày bắt đầu hiệu lực

+ Ngày hết hạn chứng thư số

Nếu thời gian còn lại quá ngắn (dưới 30 ngày), bạn nên liên hệ nhà cung cấp để gia hạn chữ ký số sớm.

3. Cách kiểm tra chữ ký số trên hệ thống Windows

Nếu bạn không cài phần mềm quản lý chữ ký số, có thể kiểm tra thủ công theo cách sau:

- Truy cập vào “Control Panel”

-  Chọn “Internet Options”

- Vào tab “Content” → nhấn “Certificates”

- Trong tab “Personal”, bạn sẽ thấy danh sách chứng thư số đã cài

- Nhấp vào từng mục để xem thông tin chi tiết, bao gồm ngày bắt đầu và ngày hết hạn

4. Những lỗi thường gặp khi kiểm tra chữ ký số

Một số lỗi phổ biến khiến người dùng không kiểm tra được hạn sử dụng chữ ký số bao gồm:

- Không thấy chứng thư số hiển thị trong phần mềm

- Phần mềm thông báo hết hạn dù bạn vừa gia hạn

- Không mở được phần mềm quản lý chữ ký số

- Hệ thống máy tính bị tường lửa hoặc phần mềm diệt virus chặn thiết bị

Cách khắc phục:

- Gỡ và cài lại phần mềm quản lý USB Token

- Rút USB Token ra, cắm lại ở cổng khác và khởi động lại máy

- Cập nhật driver mới nhất từ nhà cung cấp

- Thêm phần mềm quản lý Token vào danh sách “an toàn” trên phần mềm diệt virus

5. Khi nào nên gia hạn chữ ký số?
Bạn nên kiểm tra chữ ký số ít nhất mỗi tháng một lần, và đặc biệt trước các thời điểm:

- Nộp báo cáo thuế quý/ tháng

- Nộp báo cáo tài chính cuối năm

- Gửi hồ sơ BHXH 

- Phát hành hóa đơn điện tử

Nếu thời hạn sử dụng còn dưới 30 ngày, hãy liên hệ nhà cung cấp để gia hạn kịp thời, tránh ảnh hưởng đến các nghiệp vụ liên quan.

6. Kết luận

Việc kiểm tra hạn sử dụng chữ ký số là thao tác đơn giản nhưng vô cùng cần thiết với mọi doanh nghiệp và cá nhân đang sử dụng các dịch vụ điện tử. Hãy duy trì thói quen này định kỳ để đảm bảo công việc luôn thông suốt, đúng hạn, đúng pháp luật.

 

Nếu cần tư vấn thêm về chữ ký số, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com/