1. Quản lý hồ sơ BHXH điện tử là gì?

Quản lý BHXH điện tử là việc sử dụng phần mềm hoặc cổng thông tin trực tuyến để thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến bảo hiểm xã hội như:

- Gửi hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN

- Báo tăng/giảm lao động

- Lập các biểu mẫu như D02-TS, Mẫu 600, Mẫu 301…

- Theo dõi tiến độ xử lý, phản hồi của cơ quan BHXH

- Lưu trữ chứng từ, lịch sử giao dịch, thông báo từ BHXH

Phương thức này giúp doanh nghiệp không phải trực tiếp đến cơ quan BHXH, tiết kiệm chi phí và thời gian hành chính.

2. Quy trình quản lý BHXH điện tử cơ bản

Để vận hành hệ thống BHXH điện tử một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước sau:

- Bước 1: Đăng ký tài khoản đơn vị trên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc thông qua nhà cung cấp dịch vụ IVAN (như IBH, eBHXH...).

- Bước 2: Cài đặt phần mềm hoặc truy cập nền tảng web hỗ trợ khai báo hồ sơ.

- Bước 3: Đăng nhập, nhập thông tin lao động, lập các biểu mẫu cần thiết theo yêu cầu từng nghiệp vụ.

- Bước 4: Ký số hồ sơ bằng chữ ký số USB Token hoặc chữ ký số từ xa.

- Bước 5: Gửi hồ sơ trực tuyến và theo dõi trạng thái xử lý trên hệ thống.

3. Các tính năng quan trọng cần nắm khi quản lý BHXH điện tử

- Tra cứu hồ sơ đã nộp

Hệ thống cho phép kiểm tra trạng thái từng hồ sơ: đã gửi, đang xử lý, cần bổ sung hay đã hoàn tất.

- Cập nhật thông tin nhân viên

Có thể thêm mới, điều chỉnh thông tin, báo nghỉ việc hoặc phục hồi lao động trực tiếp trên hệ thống.

- Quản lý và lưu trữ chứng từ

Các tờ khai, thông báo, biên nhận… được lưu kèm dưới dạng PDF hoặc XML, dễ dàng tải về khi cần tra cứu, quyết toán hoặc đối chiếu.

- Tích hợp chữ ký số

Ký và gửi hồ sơ từ xa mà không cần in giấy, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính pháp lý.

- Lịch sử đóng BHXH rõ ràng

Tra cứu quá trình đóng của từng nhân viên theo tháng, quý, năm phục vụ công tác báo cáo, kiểm tra.

4. Một số hệ thống quản lý BHXH điện tử phổ biến hiện nay

- IBH:

+ Giao diện thân thiện, hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ BHXH (tăng/giảm lao động, ốm đau, thai sản…).

+ Có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng.

+ Phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.

- eBHXH (EFY):

+ Tích hợp tốt với chữ ký số.

+ Có ứng dụng mobile để theo dõi tiến trình hồ sơ.

+ Thích hợp với doanh nghiệp đã quen làm việc với hệ thống điện tử.

- Cổng Dịch vụ Công BHXH Việt Nam:

+ Nền tảng chính thức, miễn phí, không phụ thuộc bên thứ ba.

+ Phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ hoặc sử dụng ít nghiệp vụ.

+ Tuy nhiên, giao diện chưa thân thiện, cần thao tác thủ công nhiều.

5. Tổng kết

Quản lý BHXH điện tử là bước tiến quan trọng trong chuyển đổi số nhân sự – kế toán của doanh nghiệp. Nắm rõ quy trình, tận dụng hiệu quả các tính năng của hệ thống và lựa chọn phần mềm phù hợp sẽ giúp bạn:

- Nộp hồ sơ đúng chuẩn, đúng hạn

- Theo dõi dễ dàng, minh bạch

- Tiết kiệm thời gian, chi phí hành chính

- Tránh rủi ro thất lạc, sai sót khi quyết toán

 

Nếu cần tư vấn thêm về bảo hiểm xã hội điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com/