1. Tại sao thường xảy ra lỗi khi dùng chữ ký số?

Chữ ký số là công cụ bắt buộc trong nhiều hoạt động điện tử như:

- Khai thuế qua mạng

- Ký hợp đồng điện tử

- Kê khai bảo hiểm xã hội (BHXH)

- Phát hành hóa đơn điện tử

Tuy nhiên, do thiết bị (USB Token), phần mềm, trình duyệt hoặc thao tác sai cách, người dùng rất dễ gặp lỗi khi sử dụng chữ ký số. Việc nhận biết đúng nguyên nhân và xử lý kịp thời sẽ giúp tiết kiệm thời gian, tránh gián đoạn công việc.

2. Top 6 lỗi thường gặp khi dùng chữ ký số và cách xử lý hiệu quả

- Lỗi 1: Máy tính không nhận USB Token

Nguyên nhân:

+ Cổng USB máy tính bị hỏng

+ Chưa cài driver hoặc phần mềm quản lý chữ ký số

+ USB Token bị lỗi vật lý

Cách xử lý:

+ Thử đổi cổng USB khác hoặc cắm sang máy tính khác để kiểm tra

+ Cài lại driver từ website nhà cung cấp (FPT, VNPT, ICORP, Viettel…)

+ Đảm bảo thiết bị không bị va đập hoặc hỏng chân tiếp xúc

- Lỗi 2: Trình duyệt không nhận chữ ký số

Nguyên nhân:

+ Trình duyệt không tương thích với phần mềm ký số

+ Thiếu extension hỗ trợ ký

Cách xử lý:

+ Sử dụng trình duyệt phù hợp như Internet Explorer, Microsoft Edge (IE mode) cho các hệ thống cũ

+ Với Chrome hoặc Firefox, cài tiện ích ký số theo hướng dẫn từ nhà cung cấp

+ Cho phép Pop-up, bật JavaScript và tránh dùng chế độ duyệt web ẩn danh khi ký

- Lỗi 3: Chữ ký số đã hết hạn

Dấu hiệu nhận biết: Không thể ký, hệ thống báo lỗi “Token đã hết hạn” hoặc “chữ ký không hợp lệ”

Cách xử lý:

+ Kiểm tra hạn sử dụng trong phần mềm ký số

+ Gia hạn chữ ký số với nhà cung cấp qua hotline hoặc trang web chính thức

+ Không tự thay đổi thời gian máy tính để “vượt hạn” vì sẽ gây lỗi hệ thống

- Lỗi 4: Không ký được file PDF, Word

Nguyên nhân:

+ Tệp tin bị khóa, có mật khẩu hoặc không đúng định dạng

+ Thiếu phần mềm ký số tích hợp (Adobe Acrobat, Foxit PDF…)

Cách xử lý:

+ Mở file bằng phần mềm hỗ trợ chữ ký số (Adobe Acrobat Pro, Foxit)

+ Loại bỏ mật khẩu bảo vệ nếu có

+ Đảm bảo bạn đăng nhập đúng tài khoản có quyền ký

- Lỗi 5: Chữ ký số không hiện khi ký online

Nguyên nhân:

+ Thiếu plugin/extension

+ Hệ thống quản lý hợp đồng điện tử chưa kết nối đúng với thiết bị ký

Cách xử lý:

+ Kiểm tra lại kết nối thiết bị

+ Cài lại plugin hỗ trợ ký online theo hướng dẫn từ nền tảng (iSign, eContract...)

+ Dùng trình duyệt đề xuất của hệ thống

- Lỗi 6: Ký xong nhưng chữ ký không có giá trị pháp lý

Nguyên nhân:

+ Sử dụng chữ ký số hết hạn hoặc chưa đăng ký với cơ quan có thẩm quyền

+ Lưu sai định dạng file (không giữ nguyên chữ ký khi tải về)

Cách xử lý:

+ Luôn dùng chữ ký số còn hiệu lực và đã đăng ký hợp lệ

+ Lưu file ở định dạng PDF có chữ ký đính kèm (không chuyển định dạng hoặc scan lại)

3. Lưu ý quan trọng để hạn chế lỗi khi sử dụng chữ ký số

- Gia hạn chữ ký số trước 5–7 ngày khi hết hạn

- Cài đặt đầy đủ driver, phần mềm quản lý Token, plugin trình duyệt

- Không rút USB Token trong lúc đang ký hoặc đang chạy phần mềm

- Luôn dùng phần mềm và trình duyệt được khuyến nghị bởi nhà cung cấp

4. Khi nào nên liên hệ nhà cung cấp chữ ký số?

- Khi không xác định được lỗi

- Khi Token không sáng đèn hoặc mất kết nối hoàn toàn

- Khi cần hướng dẫn cài đặt, gia hạn, hoặc cấu hình thiết bị trên hệ điều hành mới

→ Gửi ảnh chụp lỗi, mô tả hệ điều hành, trình duyệt, và phần mềm bạn đang dùng để được hỗ trợ nhanh hơn.

 

Chữ ký số là một phần không thể thiếu trong hoạt động số hóa doanh nghiệp. Tuy nhiên, lỗi khi sử dụng là điều không thể tránh khỏi. Với những hướng dẫn chi tiết trên, bạn có thể chủ động xử lý nhanh các sự cố thường gặp mà không cần mất thời gian chờ hỗ trợ.

Việc hiểu rõ thiết bị, phần mềm và thao tác chuẩn sẽ giúp bạn sử dụng chữ ký số hiệu quả, tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro pháp lý trong các giao dịch điện tử.

 

Nếu cần tư vấn thêm về chữ ký số, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com