1. Gộp sổ BHXH là gì và tại sao cần làm?

Gộp sổ bảo hiểm xã hội là thủ tục bắt buộc nhằm hợp nhất nhiều sổ BHXH thành một sổ duy nhất trong trường hợp người lao động có hơn một sổ do thay đổi đơn vị công tác, chuyển địa phương hoặc do doanh nghiệp lập sổ mới thay vì nối quá trình tham gia. Việc này nhằm đảm bảo mỗi người lao động chỉ có một mã số BHXH thống nhất toàn quốc, theo đúng quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH.

Gộp sổ BHXH sẽ giúp:

- Bảo vệ quyền lợi của người lao động khi tính toán thời gian tham gia BHXH.

- Tránh thất lạc thông tin hoặc bị từ chối giải quyết chế độ do trùng lặp.

- Đồng bộ thông tin, thuận tiện tra cứu và hưởng các chế độ BHXH.

2. Khi nào cần gộp sổ bảo hiểm xã hội?

Bạn nên thực hiện gộp sổ BHXH nếu rơi vào một trong các trường hợp sau:

- Có từ hai sổ BHXH trở lên với thời gian tham gia không trùng nhau.

- Các sổ có mã số BHXH khác nhau nhưng đều thuộc cùng một người.

- Sổ bị lập mới do thay đổi nơi làm việc mà không chuyển sổ cũ.

- Thông tin trên sổ bị sai lệch cần điều chỉnh (họ tên, ngày tháng năm sinh…).

Lưu ý: Nếu bạn đã hưởng trợ cấp BHXH một lần thì phần thời gian đó sẽ không được gộp lại.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị để gộp sổ BHXH

Để thực hiện gộp sổ bảo hiểm xã hội, bạn cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

- Tờ khai TK1-TS theo mẫu của BHXH Việt Nam. Trong mục lý do điều chỉnh, bạn chọn "Gộp sổ".

- Bản gốc các sổ BHXH đang sở hữu.

- Căn cước công dân hoặc CMND (bản sao hoặc scan nếu nộp online).

- Nếu nộp qua doanh nghiệp, cần thêm bảng kê D01-TS do người sử dụng lao động lập.

Tất cả giấy tờ phải đảm bảo chính xác thông tin, rõ ràng, không tẩy xóa.

4. Cách gộp sổ BHXH trực tuyến trên Cổng Dịch Vụ Công BHXH Việt Nam

Hiện nay, người lao động hoàn toàn có thể tự nộp hồ sơ gộp sổ BHXH online thông qua website: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn 

Các bước thực hiện:

- Bước 1: Đăng nhập tài khoản cá nhân trên cổng Dịch vụ công bằng tài khoản VssID hoặc tài khoản cấp bởi cơ quan BHXH.

- Bước 2: Vào mục “Quản lý cá nhân” → chọn “Gộp sổ BHXH”.

- Bước 3: Điền đầy đủ thông tin vào mẫu TK1-TS điện tử, tải lên bản scan CCCD/CMND và các sổ BHXH cần gộp.

- Bước 4: Xác thực hồ sơ bằng mã OTP hoặc ký số điện tử nếu có.

- Bước 5: Theo dõi trạng thái giải quyết trên hệ thống. Thời gian xử lý hồ sơ là tối đa 10 ngày làm việc, trường hợp phức tạp có thể kéo dài không quá 45 ngày.

5. Gộp sổ BHXH trực tiếp tại cơ quan BHXH

Nếu không thực hiện online, bạn có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại:

- Cơ quan BHXH quận/huyện nơi cư trú (nếu đã nghỉ việc).

- Phòng nhân sự công ty hiện tại để đơn vị hỗ trợ gửi BHXH (nếu đang đi làm).

Khi đến nộp hồ sơ, mang theo đầy đủ giấy tờ gốc để được tiếp nhận và kiểm tra thông tin tại chỗ.

6. Các tình huống đặc biệt thường gặp

- Sổ BHXH cấp ở nhiều tỉnh khác nhau: Bạn vẫn có thể gộp thông qua hệ thống điện tử hoặc nộp tại nơi cư trú, dữ liệu sẽ được BHXH liên tỉnh xử lý liên thông.

- Mất một trong các sổ: Cần ghi rõ trong tờ khai để cơ quan BHXH xác minh và cấp lại.

- Thời gian đóng trùng nhau: BHXH sẽ tự đối chiếu và hoàn trả phần đóng trùng (nếu có). Bạn không cần thực hiện thêm thủ tục.

7. Năm mẹo giúp gộp sổ BHXH nhanh và không bị từ chối

- Kiểm tra lại thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, số CMND…) trên tất cả các sổ để đảm bảo khớp nhau.

- Nếu có sai lệch, nên làm thủ tục điều chỉnh thông tin trước khi gộp.

- Scan hồ sơ rõ nét, không mờ, đúng định dạng khi nộp online.

- Theo dõi thường xuyên mục "Thông báo" trên Cổng DVC để kịp thời bổ sung hồ sơ nếu thiếu.

- Lưu lại biên nhận và hồ sơ đã nộp để tra cứu, đối chiếu sau này.

8. Câu hỏi thường gặp

- Gộp sổ BHXH có mất phí không?

→ Không. Đây là thủ tục miễn phí theo quy định của BHXH Việt Nam.

- Thời gian trả kết quả bao lâu?

→ Thông thường là 10 ngày làm việc. Trường hợp cần xác minh thông tin từ nhiều tỉnh thành có thể kéo dài đến 45 ngày.

- Sổ sau khi gộp sẽ như thế nào?

→ Bạn sẽ được cấp một sổ BHXH mới có thông tin đầy đủ và hợp nhất từ các sổ cũ.

9. Kết luận

Gộp sổ BHXH là bước quan trọng giúp người lao động bảo vệ đầy đủ quyền lợi về sau. Với sự hỗ trợ từ hệ thống dịch vụ công trực tuyến, giờ đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện thủ tục này tại nhà, nhanh chóng – chính xác – hợp lệ.

 

Nếu cần tư vấn thêm về bảo hiểm xã hội điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com/