1. Hợp đồng điện tử đã ký có được sửa không?

Có thể sửa, nhưng không được chỉnh sửa một cách tùy tiện như sửa file Word hay PDF thông thường. Hợp đồng điện tử, một khi đã ký bằng chữ ký số và lưu trữ trên hệ thống, đã trở thành tài liệu pháp lý chính thức.

Bất kỳ sự thay đổi nào cũng cần thực hiện theo quy trình sửa đổi hợp pháp. Pháp luật Việt Nam không cấm sửa hợp đồng điện tử đã ký, nhưng yêu cầu:

- Sự đồng thuận của các bên liên quan

- Lập phụ lục hợp đồng hoặc văn bản sửa đổi

- Ký lại văn bản này bằng chữ ký số

Nếu không làm đúng quy trình, hợp đồng dễ bị vô hiệu khi xảy ra tranh chấp hoặc không được tòa án công nhận.

2. Khi nào cần sửa hợp đồng điện tử?

Việc sửa đổi hợp đồng có thể phát sinh trong nhiều tình huống thực tế, ví dụ:

- Sai sót về điều khoản như tên công ty, mã số thuế, giá trị hợp đồng, thời gian giao hàng…

- Thay đổi do thỏa thuận lại giữa hai bên: điều chỉnh giá, thay đổi thời hạn thanh toán, bổ sung trách nhiệm.

- Cập nhật theo pháp luật mới hoặc chính sách nội bộ của doanh nghiệp.

- Lỗi kỹ thuật khi ký điện tử: ký nhầm tài liệu, ký sai người.

3. Các hình thức sửa hợp đồng điện tử hợp pháp

Bạn có thể sửa hợp đồng điện tử theo một trong các hình thức sau:

- Lập phụ lục hợp đồng

+ Là cách phổ biến và dễ áp dụng nhất

+ Phụ lục ghi rõ nội dung sửa đổi, bổ sung, thay thế so với hợp đồng gốc

+ Phải có đầy đủ chữ ký số của các bên giống như hợp đồng chính

- Ký hợp đồng mới thay thế

+ Dùng khi nội dung thay đổi quá nhiều

+ Ghi rõ: “Hợp đồng này thay thế cho hợp đồng số… đã ký ngày…”

- Biên bản làm việc/ thỏa thuận bổ sung

+ Thường dùng trong các mối quan hệ đối tác linh hoạt, ít hình thức

+ Tuy nhiên, vẫn cần ký số để đảm bảo giá trị pháp lý

4. Quy trình sửa hợp đồng điện tử đúng chuẩn

- Bước 1: Xác định rõ nội dung cần sửa

+ Xác minh điều khoản nào cần điều chỉnh

+ Kiểm tra có ảnh hưởng đến các điều khoản liên quan khác hay không

- Bước 2: Thỏa thuận giữa các bên

+ Cần có sự đồng thuận rõ ràng bằng văn bản

+ Ghi lại nội dung đã thống nhất và hình thức sửa đổi

- Bước 3: Lập phụ lục hoặc hợp đồng sửa đổi

Văn bản này cần:

+ Thể hiện rõ điều khoản cũ - điều khoản sửa

+ Có mã hóa riêng (nếu hệ thống hỗ trợ)

+ Ký số đầy đủ từ các bên

- Bước 4: Lưu trữ hợp lệ

+ Lưu cả hợp đồng gốc và văn bản sửa đổi

+ Lưu trong hệ thống quản lý hợp đồng có ghi nhận thời gian, nhật ký hoạt động để chứng minh tính toàn vẹn dữ liệu

5. Những việc không được làm khi sửa hợp đồng điện tử

- Tuyệt đối không tự ý chỉnh sửa file PDF/ XML đã ký số bằng các phần mềm bên ngoài

- Không xóa hoặc thay thế file gốc mà không có văn bản sửa đổi rõ ràng

- Không ký lại bằng chữ ký số của người khác hoặc ký nhầm người ký (sai người đại diện pháp luật)

- Không sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử không lưu được lịch sử sửa đổi, gây khó chứng minh về sau

6. Lưu ý khi cần sửa hợp đồng điện tử đã ký

- Chọn phần mềm hợp đồng điện tử có chức năng phụ lục, chỉnh sửa thông minh và hỗ trợ ký số ngay trên hệ thống

- Sử dụng chữ ký số đã đăng ký với cơ quan thuế hoặc ký bằng chữ ký số doanh nghiệp để đảm bảo pháp lý

- Lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây hoặc hệ thống hợp đồng điện tử có nhật ký hoạt động đầy đủ

7. Kết luận

Việc sửa hợp đồng điện tử sau khi ký là hoàn toàn hợp pháp nếu được thực hiện đúng quy trình và có sự đồng thuận giữa các bên. Doanh nghiệp cần nắm rõ cách sửa đổi bằng văn bản, ký lại bằng chữ ký số và lưu trữ đúng chuẩn để đảm bảo giá trị pháp lý và an toàn dữ liệu.

Lưu ý: Tuyệt đối không sửa file gốc hoặc gửi lại bản chỉnh sửa không ký lại, vì điều này khiến hợp đồng mất hiệu lực pháp lý, tiềm ẩn rủi ro nghiêm trọng nếu xảy ra tranh chấp.

Nếu cần tư vấn thêm về hợp đồng điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com