1. Tổng quan về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền:

Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là loại hóa đơn được tạo lập, xử lý và truyền đến cơ quan thuế ngay tại thời điểm bán hàng thông qua thiết bị máy tính tiền có kết nối mạng Internet và phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn.

Điểm đặc biệt của hình thức này là:

- Hóa đơn được phát hành ngay lập tức khi hoàn tất giao dịch mua bán.

- Dữ liệu hóa đơn được truyền tự động về hệ thống của Tổng cục Thuế mà không cần can thiệp thủ công.

- Hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế, đảm bảo hợp pháp và minh bạch.

2. Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền áp dụng cho những đối tượng nào?

Việc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền được áp dụng bắt buộc theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP đối với các lĩnh vực có hoạt động bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng.

Những đối tượng phù hợp bao gồm:

- Hộ kinh doanh cá thể, hộ kinh doanh nộp thuế khoán.

- Các cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini, quán ăn, quán cà phê, nhà hàng, tiệm bánh, hiệu thuốc...

- Các cơ sở kinh doanh trong lĩnh vực ăn uống, lưu trú, bán lẻ hàng tiêu dùng nhanh.

Việc áp dụng hệ thống hóa đơn điện tử từ máy tính tiền giúp hộ kinh doanh nâng cao tính chuyên nghiệp, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tối ưu quy trình kế toán – thuế.

3. Quy trình phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền:

Để triển khai phát hành hóa đơn điện tử một cách hiệu quả, bạn cần thực hiện đầy đủ các bước sau:

- Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định

+ Truy cập cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế hoặc làm việc với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được cấp phép.

+ Gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (Mẫu số 01/ĐKT-HĐĐT).

+ Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, bạn sẽ nhận mã xác thực và được cấp phép sử dụng hóa đơn điện tử.

- Bước 2: Kết nối máy tính tiền với hệ thống hóa đơn điện tử

+ Chọn phần mềm hóa đơn điện tử đã được Tổng cục thuế công nhận.

+ Cài đặt phần mềm hoặc tích hợp API với máy tính tiền đang sử dụng.

+ Thiết lập kết nối mạng ổn định để đảm bảo dữ liệu được gửi về cơ quan thuế theo thời gian thực.

Lưu ý: Máy tính tiền cần hỗ trợ xuất dữ liệu giao dịch và truyền tải thông tin đến hệ thống phần mềm hóa đơn một cách tự động, liên tục.

- Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử tại điểm bán

+ Khi giao dịch mua bán hoàn tất, nhân viên nhập thông tin thanh toán trên máy tính tiền.

+ Máy sẽ gửi dữ liệu sang phần mềm hóa đơn điện tử.

+ Phần mềm sẽ phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế

+ Hóa đơn có thể được: in mã tra cứu giao dịch cho khách hàng, gửi qua email/SMS (nếu có), lưu trữ trong hệ thống quản lý nội bộ.

4. Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền:

Việc áp dụng hệ thống hóa đơn điện tử mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực:

- Tiết kiệm chi phí vận hành:

+ Không tốn giấy, mực in, lưu kho hoặc chuyển phát hóa đơn.

+ Giảm chi phí nhân sự xử lý thủ tục kế toán - thuế.

- Tự động hóa và chính xác:

+ Hóa đơn phát hành ngay khi thanh toán, không cần thao tác thủ công.

+ Giảm sai sót, nhầm lẫn do nhập liệu hoặc in hóa đơn giấy.

- Quản lý doanh thu hiệu quả:

+ Dễ dàng kiểm tra doanh thu theo ngày/ tuần/ tháng.

+ Ngăn ngừa gian lận nội bộ, thất thoát hàng hóa.

- Đáp ứng đúng quy định của pháp luật:

+ Dữ liệu được truyền trực tiếp đến Tổng cục thuế theo quy chuẩn.

+ Tránh rủi ro về pháp lý, phạt vi phạm hành chính do không xuất hóa đơn.

5. Một số lưu ý quan trọng khi triển khai:

- Chọn phần mềm hóa đơn đạt chuẩn: Đảm bảo tương thích với máy tính tiền và được Tổng cục thuế phê duyệt.

- Kiểm tra kết nối mạng: Hệ thống cần hoạt động ổn định để truyền dữ liệu liên tục.

- Đào tạo nhân viên bán hàng: Giúp họ thao tác thành thạo khi phát hành hóa đơn.

- Lưu trữ hóa đơn đúng thời hạn: Theo quy định là 10 năm dưới dạng điện tử.

 

Sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là giải pháp thông minh và hiệu quả cho các hộ kinh doanh và cơ sở bán lẻ trong thời đại số. Việc tuân thủ đúng quy trình phát hành không chỉ giúp bạn hợp lệ về mặt pháp lý mà còn tối ưu hóa chi phí, quản lý tốt hơn doanh thu và nâng cao uy tín trong mắt khách hàng.

 

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com