1. Hóa đơn điện tử sai file đính kèm là gì?

Hóa đơn điện tử sai file đính kèm là trường hợp doanh nghiệp phát hành hóa đơn và gửi đi kèm các file chứng từ như hợp đồng, bảng kê, phiếu giao hàng… nhưng file đính kèm lại không đúng nội dung, không đúng khách hàng, hoặc thậm chí không liên quan đến giao dịch.

Tình huống này khá phổ biến do sự nhầm lẫn trong thao tác hoặc sử dụng phần mềm. Mặc dù nội dung hóa đơn chính xác, việc sai file đính kèm vẫn có thể gây hiểu nhầm nghiêm trọng, ảnh hưởng đến uy tín, thanh toán và quyết toán thuế.

2. Có thể sửa file đính kèm sau khi hóa đơn đã phát hành không?

Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và các hướng dẫn liên quan về hóa đơn điện tử, không được phép chỉnh sửa hoặc thay đổi nội dung hóa đơn đã phát hành, bao gồm cả việc sửa file đính kèm.

Một khi hóa đơn đã ký số và phát hành, doanh nghiệp không thể thay thế file đính kèm trực tiếp trên hệ thống. Do đó, cách duy nhất để xử lý đúng pháp luật là lập hóa đơn thay thế hoặc hủy và phát hành lại hóa đơn mới nếu đủ điều kiện.

3. Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử sai file đính kèm theo đúng luật

- Trường hợp 1: Hóa đơn đã lập nhưng chưa gửi cho khách hàng

Nếu doanh nghiệp phát hiện sai sót trước khi gửi cho khách hàng, đây là tình huống dễ xử lý nhất:

+ Hủy hóa đơn đã phát hành trên hệ thống (nếu phần mềm cho phép)

+ Lập hóa đơn điện tử mới có nội dung chính giữ nguyên, nhưng đính đúng file cần gửi

+ Ký số và phát hành hóa đơn mới theo đúng quy trình

+ Không cần lập văn bản thỏa thuận nếu hóa đơn chưa được gửi cho bên mua

- Trường hợp 2: Hóa đơn đã gửi cho khách hàng hoặc đã gửi cơ quan thuế

Trường hợp này yêu cầu quy trình xử lý theo đúng quy định pháp lý:

- Bước 1: Doanh nghiệp lập văn bản thỏa thuận với bên mua, nêu rõ nội dung sai sót là do file đính kèm.

- Bước 2: Lập hóa đơn điện tử thay thế

+ Nội dung chính của hóa đơn giữ nguyên (nếu không sai)

+ Đính đúng file cần gửi (file hợp đồng, bảng kê…)

+ Ghi rõ lý do trên hóa đơn: “Hóa đơn thay thế cho hóa đơn số XX ngày XX do sai file đính kèm”

- Bước 3: Ký số, gửi hóa đơn thay thế cho khách hàng

- Bước 4: Lưu trữ văn bản thỏa thuận và biên bản thay thế hóa đơn để phục vụ kiểm tra sau này

4. Những sai lầm cần tránh khi xử lý 

Khi gặp lỗi sai file đính kèm trong hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp xử lý không đúng cách dẫn đến rủi ro pháp lý. Dưới đây là những điều không nên làm:

- Không tự ý chỉnh sửa file XML hoặc PDF của hóa đơn đã ký và phát hành

- Không gỡ bỏ hoặc thay thế file đính kèm trực tiếp trong hệ thống sau khi hóa đơn đã gửi đi

- Không phát hành hóa đơn mới mà không lập văn bản thỏa thuận hoặc ghi rõ lý do thay thế

- Không chủ quan với lỗi sai file, vì đây cũng là căn cứ pháp lý khi thanh kiểm tra thuế

5. Cách phòng tránh lỗi gửi sai file đính kèm trong hóa đơn điện tử

Để hạn chế tối đa lỗi kỹ thuật và sai sót do người dùng khi gửi hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên áp dụng các biện pháp sau:

- Thiết lập quy trình kiểm tra chéo: Mỗi hóa đơn nên được một nhân sự lập, một nhân sự kiểm tra trước khi ký số và gửi

- Sử dụng phần mềm hóa đơn có chức năng xem trước (preview) toàn bộ hóa đơn và file đính kèm trước khi phát hành

- Đào tạo định kỳ cho bộ phận kế toán, bán hàng về cách sử dụng phần mềm, quy định pháp luật mới và quy trình xử lý sự cố

- Tự động hóa quy trình phát hành hoá đơn để giảm lỗi thủ công trong việc đính file

6. Kết luận

Sai file đính kèm là lỗi tưởng nhỏ nhưng có thể gây hậu quả lớn nếu không xử lý đúng cách. Doanh nghiệp cần nắm rõ quy định pháp luật và quy trình thay thế hóa đơn điện tử để đảm bảo tính hợp lệ, minh bạch và an toàn pháp lý.

Hãy xử lý theo đúng luật bằng cách lập hóa đơn thay thế kèm văn bản thỏa thuận, tuyệt đối không chỉnh sửa file hóa đơn sau khi đã ký số và gửi đi.

 

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com