1. Tại Sao Phải Xử Lý Hóa Đơn Sai Sót Đúng Cách?

Trong quá trình lập và phát hành hóa đơn điện tử, việc xảy ra sai sót là điều không thể tránh khỏi: sai thông tin người mua, sai mã số thuế, đơn giá, thuế suất hoặc sản phẩm… Nếu xử lý không đúng cách, doanh nghiệp có thể:

- Bị phạt vi phạm hành chính về hóa đơn

- Ảnh hưởng đến việc hạch toán và báo cáo thuế

- Gây tranh chấp, mất uy tín với đối tác

Do đó, hiểu đúng bản chất và áp dụng đúng quy định khi xử lý sai sót là điều bắt buộc.

2. Hướng Dẫn Hủy Hóa Đơn Điện Tử Đúng Cách

- Khi nào được hủy hóa đơn?

+ Hóa đơn đã lập nhưng chưa gửi cho người mua.

+ Phát hiện sai ngay sau khi ký điện tử (VD: sai tên, sai mã số thuế, sai ngày…).

- Cách thực hiện:

+ Truy cập hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử bạn đang sử dụng (MISA, VNPT, Viettel, VietInvoice, EFY…).

+ Vào mục “Quản lý hóa đơn” → Chọn hóa đơn cần hủy.

+ Bấm “Hủy” và ghi rõ lý do hủy.

+ Lập lại hóa đơn đúng nếu cần sử dụng.

Lưu ý: Hóa đơn bị hủy vẫn được lưu trữ nhưng không có giá trị sử dụng và không được kê khai thuế.

3. Hướng Dẫn Lập Hóa Đơn Thay Thế

- Khi nào dùng hóa đơn thay thế?

+ Đã gửi hóa đơn cho người mua.

+ Hóa đơn sai toàn bộ thông tin: sản phẩm, đơn giá, thuế suất, mã số thuế, tên người mua...

- Các bước thực hiện:

+ Vào phần mềm → Chọn “Lập hóa đơn mới” → Chọn loại: “Hóa đơn thay thế”.

+ Nhập thông tin đầy đủ, đúng quy định.

+ Chọn số hóa đơn cũ cần thay thế, ghi lý do thay thế (VD: “Lập sai mã số thuế khách hàng”).

+ Ký số, phát hành và gửi lại cho người mua.

+ Lưu trữ cả hóa đơn cũ và mới, ghi chú rõ nội dung thay thế.

Hóa đơn thay thế có giá trị pháp lý như hóa đơn gốc, được sử dụng để kê khai và hạch toán thuế.

4. Hướng Dẫn Lập Hóa Đơn Điều Chỉnh

- Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh?

Hóa đơn đã gửi và:

+ Sai tên công ty, địa chỉ (nhưng đúng MST).

+ Sai số lượng, đơn giá, thành tiền.

+ Muốn điều chỉnh tăng hoặc giảm doanh thu, thuế suất.

- Cách thực hiện:

+ Trên phần mềm → Chọn “Lập hóa đơn điều chỉnh”.

+ Ghi rõ:

Số hóa đơn cần điều chỉnh

Nội dung sai

Nội dung điều chỉnh tăng/giảm

+ Ghi chú: “Điều chỉnh cho hóa đơn số… ngày…”

+ Ký số, phát hành, gửi lại cho người mua và lưu trữ cùng hóa đơn cũ.

Hóa đơn điều chỉnh không thay thế hóa đơn gốc, mà dùng để ghi nhận phần sai lệch (tăng/giảm) trên hóa đơn cũ.

5. Lưu Ý Khi Xử Lý Sai Sót Hóa Đơn Điện Tử

- Không được xóa hóa đơn đã gửi, phải chọn đúng nghiệp vụ xử lý.

- Nếu hóa đơn đã kê khai thuế, việc điều chỉnh cần phải thông báo với cơ quan thuế.

- Không được dùng hóa đơn điều chỉnh để ghi thêm hàng hóa, chỉ dùng để điều chỉnh thông tin sai lệch.

- Luôn lưu trữ đầy đủ cả hóa đơn sai và hóa đơn thay thế/điều chỉnh theo quy định về lưu trữ chứng từ.

6. Kết Luận

Việc xử lý hóa đơn điện tử bị sai là nghiệp vụ quan trọng, đòi hỏi người làm kế toán – tài chính phải nắm vững quy định mới nhất để không vi phạm pháp luật và tránh rủi ro khi thanh tra thuế.

Bằng cách xác định đúng loại sai sót và áp dụng chính xác nghiệp vụ (hủy, thay thế, điều chỉnh), bạn có thể bảo vệ dữ liệu kế toán, tối ưu công tác quản lý và duy trì uy tín doanh nghiệp.

 

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com