1. Vì sao phải cập nhật thông tin trên chữ ký số?

Chữ ký số (USB Token) chứa chứng thư số thể hiện các thông tin pháp lý của doanh nghiệp, bao gồm:

- Tên công ty

- Mã số thuế

- Địa chỉ trụ sở

- Tên người đại diện pháp luật

Khi doanh nghiệp thay đổi một trong các nội dung trên trong giấy đăng ký kinh doanh (ĐKKD), nếu không cập nhật lại thông tin trên chữ ký số thì:

- Hồ sơ kê khai thuế có thể bị lỗi hoặc bị từ chối

- Việc ký hóa đơn điện tử, báo cáo tài chính… có thể không còn giá trị pháp lý

- Tạo ra sự không đồng bộ giữa dữ liệu doanh nghiệp và hệ thống quản lý của cơ quan chức năng

Cập nhật thông tin là việc bắt buộc để chữ ký số tiếp tục được sử dụng hợp pháp.

2. Trường hợp nào cần cập nhật thông tin chữ ký số?

Doanh nghiệp cần thực hiện cập nhật chữ ký số ngay sau khi có một trong các thay đổi sau:

- Thay đổi tên doanh nghiệp (tên tiếng Việt hoặc tiếng Anh)

- Thay đổi địa chỉ trụ sở chính hoặc chi nhánh ghi trong GPKD

- Thay đổi người đại diện pháp luật theo pháp luật doanh nghiệp

- Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp (ví dụ từ công ty TNHH sang công ty cổ phần)

Lưu ý: Mọi thay đổi cần được cập nhật kịp thời, không sử dụng Token có thông tin cũ để giao dịch.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị

Để cập nhật thông tin doanh nghiệp trên chữ ký số, bạn cần chuẩn bị các tài liệu sau:

- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới (bản sao y hoặc bản scan có đầy đủ thông tin thay đổi)

- CMND/ CCCD của người đi làm thủ tục (nếu không phải là người đại diện pháp luật)

- Giấy ủy quyền có chữ ký và dấu mộc của công ty (trường hợp người làm không phải đại diện pháp luật)

- Thiết bị USB Token gốc đang sử dụng (để nhà cung cấp xử lý trực tiếp trên thiết bị)

4. Quy trình cập nhật thông tin trên chữ ký số

- Bước 1: Liên hệ nhà cung cấp chữ ký số

Doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp chữ ký số đang sử dụng (I-CA, VNPT-CA, Viettel-CA…) thông qua hotline, email hoặc đăng ký online để được hướng dẫn cụ thể.

Một số nhà cung cấp hỗ trợ cập nhật miễn phí một lần duy nhất trong suốt thời hạn chứng thư số, bạn nên kiểm tra rõ chính sách trước khi gửi yêu cầu.

- Bước 2: Gửi hồ sơ và thiết bị Token

Bạn có thể nộp hồ sơ tại văn phòng đại diện hoặc gửi qua bưu điện. Trong một số trường hợp, nhà cung cấp có thể hỗ trợ cập nhật thông tin từ xa nếu bạn cung cấp đầy đủ giấy tờ xác thực và Token.

- Bước 3: Chờ xử lý và nhận lại Token

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, nhà cung cấp sẽ tiến hành cập nhật lại chứng thư số, ghi đè thông tin mới lên thiết bị Token. Quá trình xử lý thường mất từ 2 đến 24 giờ làm việc tùy nhà cung cấp.

Khi hoàn tất, bạn nhận lại USB Token đã được cập nhật chính xác theo thông tin ĐKKD mới.

5. Lưu ý khi cập nhật chữ ký số

- Tuyệt đối không sử dụng phần mềm ngoài để chỉnh sửa thông tin trong Token, việc này có thể làm mất hiệu lực chứng thư số.

- Sau khi cập nhật, bạn nên kiểm tra lại thông tin chứng thư số trong phần mềm quản lý chữ ký số để đảm bảo thông tin trùng khớp với giấy ĐKKD mới.

- Không ký số trên các văn bản chính thức bằng Token có thông tin cũ - điều này có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc vô hiệu.

- Nên lưu trữ bản sao thông báo cập nhật thông tin để đối chiếu khi có sự cố phát sinh.

6. Cập nhật chữ ký số có mất phí không?

Tùy vào chính sách của từng nhà cung cấp:

- Một số nhà cung cấp miễn phí 1 lần cập nhật trong suốt thời hạn chữ ký số

- Một số khác có thể thu phí nhỏ, đặc biệt khi đã cập nhật quá 1 lần hoặc đã gần đến hạn gia hạn

Bạn nên xác minh trước để tránh mất thời gian và phát sinh chi phí không cần thiết.

7. Kết luận

Cập nhật thông tin doanh nghiệp trên chữ ký số là việc cần thiết và bắt buộc khi có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến đăng ký kinh doanh. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch điện tử mà còn giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro tiềm ẩn khi làm việc với cơ quan thuế, đối tác hoặc ngân hàng.

Nếu bạn đang sử dụng chữ ký số nhưng chưa rõ thông tin đã chính xác chưa, hãy chủ động kiểm tra và cập nhật sớm để đảm bảo mọi giao dịch luôn đúng pháp luật và hợp lệ.

 

Nếu cần tư vấn thêm về chữ ký số, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com/