1. Hóa đơn điện tử có mã và không có mã là gì?

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ/CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử hiện được phân thành 2 loại chính: có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử có mã là loại hóa đơn được doanh nghiệp, tổ chức lập trên phần mềm hóa đơn điện tử và gửi đến cơ quan thuế để cấp mã xác thực trước khi gửi cho người mua. Mỗi hóa đơn có mã sẽ đi kèm một chuỗi số duy nhất và mã QR, thể hiện rõ ràng rằng hóa đơn đã được Tổng cục Thuế kiểm tra, chấp thuận.

Hóa đơn điện tử không có mã là loại hóa đơn do doanh nghiệp lập và phát hành trực tiếp cho người mua, mà không cần gửi trước cho cơ quan thuế để lấy mã. Tuy nhiên, doanh nghiệp sử dụng loại hóa đơn này phải được xét duyệt đủ điều kiện, thường là các đơn vị có rủi ro thấp về thuế, hạ tầng công nghệ tốt và có lịch sử tuân thủ pháp luật thuế.

2. Điểm khác biệt giữa hóa đơn điện tử có mã và không có mã

Sự khác nhau giữa hai loại hóa đơn này nằm ở quy trình phát hành, đối tượng áp dụng và trách nhiệm pháp lý.

- Về quy trình: Hóa đơn có mã phải được gửi đến hệ thống của cơ quan thuế để kiểm tra và cấp mã trước khi gửi cho người mua. Trong khi đó, hóa đơn không mã được doanh nghiệp phát hành trực tiếp và chỉ cần gửi dữ liệu lên hệ thống thuế sau khi phát hành.

- Về mã hóa đơn: Hóa đơn có mã luôn kèm mã số xác thực và mã QR do Tổng cục Thuế cấp. Hóa đơn không mã không có mã xác thực của thuế, chỉ có mã nội bộ của doanh nghiệp.

- Về tính pháp lý: Cả hai loại hóa đơn đều hợp lệ nếu được lập đúng quy định. Tuy nhiên, hóa đơn có mã giúp tăng độ tin cậy với khách hàng và thường được ưu tiên trong các giao dịch lớn.

3. Đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã?

Không phải doanh nghiệp nào cũng được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã. Theo quy định, chỉ các doanh nghiệp, tổ chức đáp ứng đồng thời các điều kiện sau mới được phép:

- Có hệ thống công nghệ thông tin đạt yêu cầu kỹ thuật về truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế

- Tuân thủ tốt nghĩa vụ thuế trong thời gian liên tục, không vi phạm về hóa đơn hoặc bị xử lý hành chính liên quan đến thuế

- Có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn không mã, gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp và được chấp thuận bằng quyết định rõ ràng.

Hầu hết các doanh nghiệp lớn, lâu năm, có hệ thống phần mềm chuyên nghiệp sẽ được xét duyệt dùng hóa đơn không mã.

4. Đối tượng bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử có mã?

Các đối tượng sau bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử có mã:

- Doanh nghiệp mới thành lập, chưa có quá trình tuân thủ thuế

- Hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng máy tính tiền để xuất hóa đơn

- Doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế, có lịch sử vi phạm hoặc đang được cơ quan thuế giám sát chặt

- Tổ chức không đáp ứng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn không có mã

Việc sử dụng hóa đơn có mã giúp cơ quan thuế giám sát, ngăn ngừa gian lận và đảm bảo minh bạch trong giao dịch.

5. Khi nào nên sử dụng hóa đơn có mã hoặc không có mã?

Việc chọn loại hóa đơn nên dựa vào quy mô, tính chất hoạt động và mức độ tuân thủ pháp luật thuế của từng đơn vị:

- Nếu bạn là hộ kinh doanh nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập hoặc cần tăng độ tin cậy cho hóa đơn, nên sử dụng hóa đơn điện tử có mã

- Nếu bạn là doanh nghiệp lớn, đã hoạt động ổn định và đáp ứng các điều kiện khắt khe về công nghệ, có thể đề nghị dùng hóa đơn không có mã để giảm quy trình trung gian

Dù dùng loại nào, bạn cũng cần đảm bảo hóa đơn đúng quy định, có đầy đủ nội dung, không sai sót và được truyền dữ liệu đến hệ thống thuế theo thời gian quy định.

6. Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đúng cách

Nếu bạn muốn sử dụng hóa đơn có mã, có thể đăng ký trực tiếp qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã được Bộ Tài chính cấp phép. Quá trình bao gồm khai báo thông tin doanh nghiệp, lựa chọn loại hóa đơn, ký số và chờ duyệt.

Trường hợp muốn sử dụng hóa đơn không mã, bạn cần nộp văn bản đề nghị lên cơ quan thuế, đính kèm hồ sơ năng lực công nghệ thông tin và chỉ được phát hành khi có văn bản chấp thuận chính thức.

7. Kết luận

Hiểu và phân biệt rõ hóa đơn điện tử có mã và không mã sẽ giúp doanh nghiệp tránh những sai sót không đáng có, sử dụng đúng quy định và nâng cao hiệu quả quản lý hóa đơn.

Việc lựa chọn loại hóa đơn không chỉ dựa trên sự tiện lợi mà còn phụ thuộc vào năng lực nội tại và yêu cầu pháp lý từ cơ quan thuế. Hãy đảm bảo rằng doanh nghiệp bạn luôn tuân thủ đầy đủ các quy định để hoạt động minh bạch, hiệu quả và không gặp rủi ro pháp lý.

 

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com