1. Chữ ký số là gì? 

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử sử dụng kỹ thuật mã hóa không đối xứng, nhằm xác nhận danh tính người ký và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu trong tài liệu số.

Cụ thể, chữ ký số được tạo ra bởi một cặp khóa gồm:

- Khóa bí mật: Người dùng sử dụng để ký tài liệu.

- Khóa công khai: Người nhận dùng để kiểm tra tính xác thực của chữ ký.

Khi người dùng ký một tài liệu, hệ thống tạo ra một đoạn mã duy nhất gọi là chữ ký số đính kèm với tài liệu. Khi người nhận mở tài liệu, hệ thống sẽ dùng khóa công khai để xác minh:

- Dữ liệu chưa bị thay đổi kể từ khi ký.

- Người ký đúng là người sở hữu chứng thư số tương ứng.

2. Giá trị pháp lý của chữ ký số tại Việt Nam

Hiện nay, việc sử dụng chữ ký số được quy định rõ trong:

- Luật Giao dịch điện tử (2005): Công nhận giá trị pháp lý của chữ ký điện tử và chữ ký số trong giao dịch điện tử.

- Nghị định 130/2018/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết việc cấp phát, quản lý và sử dụng chứng thư số – là yếu tố tạo nên chữ ký số hợp pháp.

Để được công nhận hợp pháp, chữ ký số phải:

- Được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (như I-CA, VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA…) được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép.

- Gắn liền với danh tính người ký hoặc doanh nghiệp (có thể xác minh).

- Đảm bảo dữ liệu không bị thay đổi sau khi ký.

Chữ ký số hoàn toàn có giá trị pháp lý nếu bạn sử dụng đúng loại đã được cấp phép và áp dụng đúng quy trình ký điện tử.

3. Chữ ký số dùng để làm gì?

Chữ ký số hiện nay được sử dụng rộng rãi trong các giao dịch điện tử giữa doanh nghiệp, cá nhân và cơ quan nhà nước. Một số ứng dụng phổ biến gồm:

- Kê khai & nộp thuế điện tử: Gửi tờ khai, hoàn thuế trên hệ thống eTax

- Phát hành hóa đơn điện tử: Ký số lên hóa đơn và gửi khách hàng qua mạng

- Ký hợp đồng điện tử: Thay thế chữ ký tay trên hợp đồng online

- Giao dịch bảo hiểm xã hội: Ký các biểu mẫu, hồ sơ gửi BHXH Việt Nam

- Ký văn bản nội bộ: Phê duyệt các quyết định, báo cáo từ xa

Ngoài ra, chữ ký số còn dùng trong:

- Đăng ký mã số thuế cho doanh nghiệp

- Giao dịch với hải quan điện tử (VAN)

- Giao dịch ngân hàng điện tử

4. Lợi ích của chữ ký số so với phương pháp truyền thống

- Tiết kiệm thời gian: Không cần in ấn, gửi bưu điện hoặc gặp mặt

- Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí giấy, mực, vận chuyển

- Bảo mật cao: Dữ liệu được mã hóa, chống giả mạo

- Hợp pháp & đáng tin cậy: Có giá trị pháp lý, được kiểm chứng bởi CA

- Làm việc từ xa dễ dàng: Ký tài liệu qua laptop hoặc smartphone

- Thân thiện môi trường: Không sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường

5. Các loại chữ ký số phổ biến tại Việt Nam

Hiện có hai nhóm người dùng chữ ký số chính:

a. Chữ ký số cá nhân

Dành cho cá nhân nộp thuế TNCN, ký tài liệu hành chính, quản lý doanh nghiệp

b. Chữ ký số tổ chức/doanh nghiệp

Dùng cho việc phát hành hóa đơn, kê khai thuế, ký hợp đồng

Được đại diện pháp luật doanh nghiệp quản lý và sử dụng

6. Các đối tượng nên sử dụng chữ ký số?

Chữ ký số là công cụ bắt buộc hoặc tối ưu với:

- Doanh nghiệp vừa và nhỏ: Bắt buộc ký hóa đơn điện tử, báo cáo thuế

- Kế toán, giám đốc: Ký duyệt tài liệu nội bộ, báo cáo tài chính

- Hộ kinh doanh có MST: Khai BHXH, hóa đơn điện tử đơn giản

- Cá nhân, tổ chức hành chính: Giao dịch cơ quan nhà nước qua mạng

7. Mua chữ ký số ở đâu? Các nhà cung cấp uy tín

Một số nhà cung cấp chữ ký số uy tín tại Việt Nam:

- I-CA: Hỗ trợ kỹ thuật nhanh, dễ dùng

- VNPT-CA: Mạng lưới rộng, bảo mật cao

- FPT-CA: Ký linh hoạt, tích hợp đa nền tảng

- Viettel-CA: Giá hợp lý, dịch vụ ổn định

- MISA eSign: Tích hợp chữ ký số vào phần mềm kế toán

Trong bối cảnh số hóa mạnh mẽ, chữ ký số đã trở thành công cụ bắt buộc và không thể thiếu cho cá nhân, doanh nghiệp trong các giao dịch điện tử. Việc sử dụng chữ ký số không chỉ giúp hợp pháp hóa các giao dịch, mà còn tối ưu chi phí, bảo mật và tăng tốc độ xử lý công việc.

Hãy bắt đầu bằng việc lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số uy tín, phù hợp với nhu cầu và lĩnh vực kinh doanh của bạn. 

Nếu cần tư vấn thêm về chữ ký số, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

• CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
• Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
• Tel: 0969.352.626
• Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com/chu-ky-so