1. Lưu trữ hóa đơn điện tử là gì?

- Lưu trữ hóa đơn điện tử là quá trình lưu giữ và bảo quản thông tin hóa đơn (dưới dạng điện tử: XML, PDF,...) trên các phương tiện lưu trữ như máy chủ nội bộ, ổ cứng, USB.

- Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC:

Doanh nghiệp có nghĩa vụ lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm để phục vụ công tác thanh tra, kiểm toán và quyết toán thuế.

2. Vì sao cần lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách?

Lưu trữ đúng cách giúp doanh nghiệp:

- Tuân thủ pháp luật:

+ Tránh bị xử phạt hành chính khi không lưu trữ đúng thời hạn hoặc sai định dạng.

+ Đáp ứng yêu cầu cung cấp hóa đơn khi có kiểm tra đột xuất.

- Bảo vệ dữ liệu kế toán:

+ Tránh mất mát dữ liệu do virus, lỗi hệ điều hành hoặc thiết bị hư hỏng.

+ Giữ tính toàn vẹn và xác thực của hóa đơn gốc XML.

- Tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất:

+ Tìm kiếm hóa đơn dễ dàng theo bộ lọc: khách hàng, thời gian, mã số thuế.

+ Xuất báo cáo thuế đầu vào - đầu ra chính xác và nhanh chóng.

3. Cách quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả nhất

- Dùng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử chuyên nghiệp:

Các phần mềm như MISA meInvoice, Viettel eInvoice, VNPT eInvoice, VietInvoice… giúp:

+ Tự động lưu trữ hóa đơn theo quy định của Tổng cục thuế.

+ Hỗ trợ tìm kiếm nhanh theo mã số thuế, tên khách hàng, số hóa đơn…

+ Cho phép xuất dữ liệu dưới nhiều định dạng: PDF, XML, Excel…

- Phân loại hóa đơn rõ ràng và lưu trữ theo từng danh mục:

+ Hóa đơn đầu vào (mua hàng)

+ Hóa đơn đầu ra (bán hàng)

+ Hóa đơn bị sai, hủy hoặc điều chỉnh

+ Theo phòng ban, mã dự án, nhóm sản phẩm

→ Đặt tên thư mục rõ ràng, có thời gian và mã đơn vị kèm theo.

- Phân quyền truy cập dữ liệu hóa đơn:

Chỉ những người có thẩm quyền (kế toán, trưởng phòng, kiểm toán nội bộ…) mới được phép:

+ Truy cập hóa đơn

+ Chỉnh sửa hoặc xuất báo cáo

+ Thiết lập lịch sử truy cập và hành động, tránh sửa xóa không kiểm soát.

- Thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ:

+ Tần suất sao lưu: ít nhất mỗi tuần 1 lần (hoặc tự động mỗi ngày nếu hệ thống cho phép)

+ Vị trí sao lưu: trên server nội bộ, thiết bị lưu trữ rời (USB, ổ cứng di động), Cloud server

4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp

- Tuân thủ pháp luật: Phần mềm được Tổng cục Thuế chấp thuận, hỗ trợ định dạng XML, PDF đúng chuẩn

- Tính năng lưu trữ: Có lưu trữ hóa đơn vĩnh viễn hoặc đúng kỳ hạn 10 năm

- Tính bảo mật: Có mã hóa dữ liệu, phân quyền người dùng, chống truy cập trái phép

- Khả năng tra cứu: Cho phép lọc hóa đơn theo nhiều tiêu chí khách hàng, ngày phát hành, mã hóa đơn…

- Khả năng tích hợp: Kết nối với phần mềm kế toán, ERP hoặc hệ thống bán hàng

- Sao lưu & phục hồi dữ liệu: Có tính năng backup tự động và khôi phục dữ liệu khi cần

5. Quy trình lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử mẫu

- Phát hành hóa đơn điện tử

- Ký số và gửi cho khách hàng

- Lưu hóa đơn (XML & PDF) vào phần mềm quản lý hóa đơn

- Phân loại & gắn nhãn hóa đơn

- Thiết lập quyền truy cập và bảo mật

- Sao lưu định kỳ lên hệ thống nội bộ + đám mây

- Xuất báo cáo hóa đơn định kỳ/ thanh tra

6. Một số lưu ý quan trọng khi lưu trữ hóa đơn điện tử

- Không đổi tên file XML gốc - vì chữ ký số sẽ không còn hợp lệ

- Không scan lại hóa đơn để lưu thay thế - vì không có giá trị pháp lý

- Kiểm tra định kỳ các bản sao lưu để đảm bảo file không bị lỗi

- Khi thay đổi phần mềm - cần chuyển đổi dữ liệu đúng chuẩn, tránh mất hóa đơn

7. Kết luận

Lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử là nhiệm vụ bắt buộc, không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tăng tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong vận hành.

Hãy đầu tư sử dụng một phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có chức năng lưu trữ - bảo mật - sao lưu - tìm kiếm chuyên sâu để kiểm soát toàn bộ hóa đơn một cách thông minh và hiệu quả.

 

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com