1. Tổng quan về hóa đơn điện tử và quy định bắt buộc

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được lập, ký số, gửi nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử, không cần in giấy. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ năm 2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Để có thể lập hóa đơn điện tử đúng quy định, người dùng cần chuẩn bị đầy đủ các yếu tố như: chữ ký số, phần mềm hóa đơn đã đăng ký với cơ quan thuế, kết nối internet và tài khoản được xác nhận sử dụng HĐĐT.

2. Các bước lập hóa đơn điện tử đúng quy định

- Bước 1: Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử

Đầu tiên, người dùng truy cập phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Các phần mềm phổ biến hiện nay như MISA meInvoice, Viettel Invoice, Softdreams, VNPT, VietInvoice… đều hỗ trợ đầy đủ tính năng lập, ký và gửi hóa đơn theo chuẩn của Tổng cục Thuế. Sau khi đăng nhập, bạn chọn đơn vị sử dụng, kỳ phát hành và mẫu hóa đơn phù hợp.

- Bước 2: Nhập thông tin người mua và hàng hóa/dịch vụ

Khi vào giao diện “Lập hóa đơn”, hệ thống sẽ yêu cầu nhập đầy đủ thông tin khách hàng bao gồm tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ và hình thức thanh toán. Tiếp đó, bạn khai báo chi tiết danh mục hàng hóa hoặc dịch vụ như tên mặt hàng, số lượng, đơn giá, đơn vị tính và thuế suất GTGT tương ứng. Các phần mềm hiện nay thường tự động tính thành tiền, tiền thuế và tổng giá trị thanh toán dựa trên dữ liệu đã nhập, giúp giảm thiểu sai sót.

- Bước 3: Kiểm tra kỹ nội dung hóa đơn và thực hiện ký số

Trước khi phát hành, bạn cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã nhập để đảm bảo tính chính xác, bao gồm mã số thuế người mua, số tiền, thuế suất và ngày lập hóa đơn. Sau đó, chọn tính năng “Ký số” để ký điện tử. Thiết bị chữ ký số (USB token hoặc chữ ký số HSM) cần được kết nối và cấu hình sẵn trong phần mềm để ký được. Việc ký số giúp xác thực tính pháp lý và đảm bảo hóa đơn có hiệu lực trước pháp luật.

- Bước 4: Gửi hóa đơn cho khách hàng và lưu trữ

Sau khi ký số thành công, hóa đơn sẽ được gửi tới hệ thống của Tổng cục Thuế thông qua kết nối API. Đồng thời, bạn có thể gửi hóa đơn đến email khách hàng hoặc chia sẻ đường link tra cứu hóa đơn trực tuyến. Hóa đơn sẽ được lưu trữ tự động trên phần mềm, cho phép tra cứu nhanh chóng khi cần đối chiếu hoặc báo cáo. Theo quy định, thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là tối thiểu 10 năm kể từ ngày phát hành.

3. Hướng dẫn riêng cho hộ kinh doanh

Với hộ kinh doanh, việc lập hóa đơn điện tử cũng bắt buộc khi có yêu cầu từ khách hàng hoặc giao dịch có giá trị cao. Tuy nhiên, quy trình sẽ đơn giản hơn doanh nghiệp. Hộ kinh doanh có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí hoặc phiên bản đơn giản do cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ. Một số phần mềm như VNPT Invoice Easy, Viettel Invoice Lite, VietInvoice được thiết kế phù hợp cho nhóm người dùng này. Việc ký số có thể không bắt buộc tùy vào loại hình và quy mô hộ kinh doanh, nhưng nên sử dụng để đảm bảo minh bạch trong quá trình kê khai thuế.

4. Những lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn điện tử

Khi lập hóa đơn điện tử, bạn tuyệt đối không được ghi sai ngày hóa đơn. Hóa đơn chỉ hợp lệ khi ngày lập đúng với thời điểm phát sinh giao dịch. Ngoài ra, mọi hóa đơn đã ký và gửi đi sẽ không được phép chỉnh sửa. Nếu có sai sót, người bán cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng quy định.

Bạn cũng nên kiểm tra kỹ các thông tin quan trọng như mã số thuế của người mua, loại hàng hóa dịch vụ, thuế suất áp dụng, tránh những lỗi nhỏ dẫn đến việc hóa đơn bị từ chối hoặc không được cơ quan thuế chấp nhận. Sau khi gửi hóa đơn, phần mềm cần đảm bảo đồng bộ dữ liệu đến hệ thống của cơ quan thuế trong vòng 24 giờ. Nếu gửi chậm hoặc không gửi sẽ vi phạm quy định hiện hành.

5. Kết luận

Lập hóa đơn điện tử là một quy trình quan trọng không chỉ đối với doanh nghiệp mà cả hộ kinh doanh. Tuân thủ đúng quy định sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rủi ro pháp lý. Dù sử dụng phần mềm nào, người dùng cũng cần nắm rõ từng bước từ nhập liệu, ký số đến gửi hóa đơn và lưu trữ.

 

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com