Hợp đồng điện tử đang trở thành xu hướng phổ biến trong giao dịch thương mại nhờ tính tiện lợi, nhanh chóng và khả năng bảo mật cao. Tuy nhiên, trong quá trình lưu trữ và quản lý, hợp đồng điện tử có thể bị xóa nhầm hoặc mất file do nhiều nguyên nhân khác nhau, gây ảnh hưởng lớn đến quá trình làm việc và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.

Do đó, việc biết cách khôi phục hợp đồng điện tử là một kỹ năng quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo sự liên tục trong công việc, tránh rủi ro pháp lý và duy trì uy tín trong giao dịch.

1. Nguyên nhân dẫn đến mất hoặc xóa nhầm hợp đồng điện tử

Có nhiều lý do khiến hợp đồng điện tử bị mất hoặc xóa nhầm như:

- Người dùng thao tác sai sót, xóa nhầm file

- Lỗi phần mềm hoặc hệ thống quản lý dữ liệu không ổn định

- Virus hoặc phần mềm độc hại gây mất dữ liệu

- Thiết bị lưu trữ hỏng hóc, như ổ cứng bị lỗi

- Không có thói quen sao lưu dữ liệu định kỳ

- Lỗi kỹ thuật trong quá trình đồng bộ dữ liệu lên nền tảng điện toán đám mây

Hiểu rõ nguyên nhân sẽ giúp bạn lựa chọn cách khôi phục phù hợp và ngăn ngừa sự cố tái diễn.

2. Hướng dẫn chi tiết các bước khôi phục hợp đồng điện tử đã xóa nhầm hoặc mất file

- Kiểm tra thùng rác hoặc mục lưu trữ tạm thời

Đây là bước đầu tiên và đơn giản nhất. Nếu hợp đồng điện tử bị xóa trên máy tính hoặc thiết bị cá nhân, hãy kiểm tra “Thùng rác” (Recycle Bin) hoặc mục lưu trữ tạm thời của phần mềm quản lý hợp đồng. Nhiều trường hợp file vẫn còn ở đó và chỉ cần thao tác phục hồi.

- Sử dụng tính năng lịch sử phiên bản hoặc phục hồi dữ liệu của phần mềm quản lý hợp đồng

Các phần mềm quản lý hợp đồng điện tử chuyên nghiệp thường cung cấp tính năng lưu giữ lịch sử phiên bản hoặc backup nội bộ. Nếu bạn dùng phần mềm có chức năng này, hãy truy cập phần quản lý hợp đồng và chọn phục hồi phiên bản trước khi bị xóa hoặc sửa đổi.

- Khôi phục từ bản sao lưu dữ liệu (Backup)

Nếu doanh nghiệp bạn có chính sách sao lưu dữ liệu định kỳ, việc lấy lại hợp đồng điện tử sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Hãy liên hệ bộ phận IT hoặc nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ để yêu cầu phục hồi dữ liệu từ bản backup gần nhất.

- Sử dụng phần mềm phục hồi dữ liệu chuyên dụng

Trong trường hợp không có bản sao lưu hoặc file không nằm trong thùng rác, bạn có thể dùng các phần mềm phục hồi dữ liệu uy tín như Recuva, EaseUS Data Recovery Wizard, Disk Drill… Những phần mềm này sẽ giúp quét sâu trên ổ cứng hoặc thiết bị lưu trữ để tìm và phục hồi file đã xóa.

- Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số hoặc nền tảng lưu trữ hợp đồng điện tử

Nếu hợp đồng được ký số và lưu trữ trên hệ thống điện toán đám mây (cloud), bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ khôi phục dữ liệu. Hầu hết các nền tảng này đều có hệ thống backup tự động và có khả năng phục hồi hợp đồng trong trường hợp mất mát.

- Lập lại hợp đồng mới trong trường hợp không thể khôi phục

Nếu tất cả các phương án trên không thành công, bạn cần lập lại hợp đồng mới dựa trên bản thảo hoặc tài liệu liên quan, đồng thời tiến hành ký kết lại theo đúng quy trình pháp lý để đảm bảo quyền lợi các bên.

3. Những lưu ý quan trọng khi lưu trữ và quản lý hợp đồng điện tử

Để hạn chế nguy cơ mất dữ liệu hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần chú ý các điểm sau:

- Luôn thực hiện sao lưu hợp đồng định kỳ trên nhiều thiết bị và nền tảng lưu trữ khác nhau

- Chọn sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng có tính năng bảo mật và backup tự động

- Thiết lập phân quyền truy cập nghiêm ngặt, chỉ cho phép người có thẩm quyền được chỉnh sửa hoặc xóa hợp đồng

- Lưu giữ bản PDF của hợp đồng đã ký có chữ ký số để làm bằng chứng pháp lý khi cần

- Cập nhật phần mềm, hệ thống quản lý hợp đồng thường xuyên để tránh lỗi kỹ thuật gây mất dữ liệu

4. Kết luận

Việc hợp đồng điện tử bị mất hoặc xóa nhầm là tình trạng không mong muốn nhưng hoàn toàn có thể khắc phục nếu bạn nắm được quy trình và sử dụng các công cụ phù hợp. Bài viết đã hướng dẫn bạn cách khôi phục hợp đồng điện tử một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời đưa ra các giải pháp phòng tránh rủi ro trong tương lai.

Luôn chuẩn bị hệ thống sao lưu, chọn phần mềm quản lý uy tín và tuân thủ các quy trình bảo mật sẽ giúp bạn an tâm hơn trong việc lưu trữ hợp đồng điện tử, bảo vệ tối đa quyền lợi và tránh các tranh chấp không đáng có.

 

Nếu cần tư vấn thêm về hợp đồng điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com