1. In chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì?

In chuyển đổi hóa đơn điện tử là thao tác in bản giấy từ hóa đơn điện tử gốc đã được ký số hợp lệ. Bản in này thường được sử dụng cho các mục đích như lưu trữ nội bộ, giao khách hàng hoặc phục vụ kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên, hóa đơn in ra không có giá trị pháp lý thay thế hóa đơn điện tử gốc trong kê khai thuế hay giải trình với cơ quan chức năng.

Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy phải tuân thủ một số nguyên tắc để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong sử dụng.

2. Trường hợp nào cần in hóa đơn điện tử ra giấy?

Việc in chuyển đổi hóa đơn điện tử thường cần thiết trong các trường hợp sau:

- Giao hàng cho khách ở khu vực không có kết nối internet, cần chứng từ đối chiếu.

- Kế toán nội bộ cần lưu trữ song song bản giấy để phục vụ kiểm toán hoặc kiểm tra.

- Đối tác yêu cầu bản giấy để đối chiếu khi không sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.

- Một số cơ quan, tổ chức vẫn yêu cầu bản giấy trong khâu tiếp nhận hồ sơ, chứng từ.

Dù không bắt buộc in, nhưng việc chuyển đổi hóa đơn ra giấy vẫn phổ biến trong thực tế do nhu cầu nghiệp vụ và thói quen sử dụng của nhiều doanh nghiệp.

3. Quy định mới nhất về việc in chuyển đổi hóa đơn điện tử năm 2025

Để đảm bảo bản in hợp lệ và không vi phạm quy định, bạn cần nắm rõ các nguyên tắc sau: 

- Mỗi hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi ra giấy một lần duy nhất.

- Nội dung trên bản in phải giống hoàn toàn nội dung trên hóa đơn điện tử gốc, bao gồm: số hóa đơn, tên đơn vị phát hành, thông tin người mua, số tiền, thuế, ngày phát hành, mã cơ quan thuế (nếu có), chữ ký số…

- Trên bản in phải hiển thị dòng chữ: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” một cách rõ ràng.

- Không yêu cầu chữ ký tay hoặc dấu mộc trên bản in (nếu đã có chữ ký số đầy đủ trên bản gốc).

- Việc in chuyển đổi phải được thực hiện từ phần mềm phát hành hóa đơn điện tử chính thức của doanh nghiệp hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ.

4. Cách in chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy đúng chuẩn

Dưới đây là quy trình cơ bản để in chuyển đổi hoá đơn điện tử từ phần mềm:

- Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử

Truy cập hệ thống mà doanh nghiệp đang sử dụng (eInvoice, VNPT Invoice, VietInvoice,...)

- Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn cần in

Sử dụng công cụ tìm kiếm theo số hóa đơn, tên khách hàng hoặc mã tra cứu để mở hóa đơn điện tử cần in chuyển đổi.

- Bước 3: Chọn chức năng “In chuyển đổi”

Trên giao diện hiển thị hóa đơn, chọn tùy chọn “In chuyển đổi” hoặc “In bản chuyển đổi”, không chọn “bản sao” để đảm bảo đúng định dạng pháp lý.

- Bước 4: Xem trước và kiểm tra thông tin

Kiểm tra kỹ các chi tiết: số hóa đơn, ngày, thông tin người bán/ mua, chữ ký số, mã số thuế, thuế suất, tổng tiền… và dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”.

- Bước 5: In ra giấy

Chọn lệnh in, sử dụng máy in có độ nét cao, giấy A4 trắng để đảm bảo bản in rõ ràng, dễ đọc và thuận tiện trong lưu trữ.

5. Những lưu ý quan trọng khi in hóa đơn điện tử ra giấy

- Tuyệt đối không chỉnh sửa nội dung hóa đơn sau khi đã phát hành để in lại. Mọi điều chỉnh phải thực hiện bằng chức năng hủy, thay thế, hoặc điều chỉnh hóa đơn điện tử theo quy định.

- Luôn in từ phần mềm chính thức có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế để đảm bảo tính xác thực.

- Không nên in bản hóa đơn đã hết hiệu lực hoặc đã bị điều chỉnh mà chưa cập nhật nội dung mới.

- Nên đánh dấu hoặc lưu hồ sơ thời điểm in chuyển đổi để dễ kiểm soát và giải trình khi cần thiết.

6. Kết luận

Việc in chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy là thao tác đơn giản nhưng đòi hỏi sự cẩn trọng để đảm bảo hợp lệ. Với những hướng dẫn chi tiết trong bài viết này, bạn hoàn toàn có thể chủ động thực hiện đúng quy trình, tránh các lỗi phổ biến và đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành trong năm 2025.

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com