1. Chữ ký số là gì và vì sao doanh nghiệp cần quan tâm?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa, giúp xác thực danh tính của người ký trong các giao dịch trực tuyến. Trong thời đại số hóa, ứng dụng chữ ký số không chỉ giúp hợp thức hóa các thủ tục pháp lý mà còn góp phần nâng cao hiệu quả vận hành và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

2. 7 ứng dụng chữ ký số phổ biến trong doanh nghiệp

- Khai thuế điện tử:
Đây là ứng dụng phổ biến nhất của chữ ký số. Các cơ quan thuế hiện chỉ tiếp nhận hồ sơ kê khai qua mạng, yêu cầu bắt buộc phải ký số. Cụ thể:

+ Kê khai thuế GTGT, TNDN, TNCN

+ Nộp báo cáo tài chính định kỳ

+ Gửi hồ sơ quyết toán, đăng ký mã số thuế, hoàn thuế

Việc sử dụng chữ ký số giúp đảm bảo tính xác thực, minh bạch và nhanh chóng trong toàn bộ quy trình kê khai thuế.

- Ký và phát hành hóa đơn điện tử:

Chữ ký số hóa đơn điện tử là điều kiện bắt buộc để hóa đơn có giá trị pháp lý. Với phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể:

+ Ký từng hóa đơn hoặc ký theo lô

+ Thiết lập chữ ký số tự động

+ Gửi hóa đơn ngay sau khi ký số

Chữ ký số đóng vai trò xác thực người phát hành và chống giả mạo hóa đơn - một rào chắn pháp lý quan trọng.

- Ký hợp đồng điện tử:

Chữ ký số tích hợp trong nền tảng hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp ký kết nhanh chóng các văn bản như:

+ Hợp đồng lao động

+ Hợp đồng cung cấp dịch vụ, thương mại

+ Hợp đồng hợp tác với đối tác trong và ngoài nước

Văn bản có chữ ký số hợp lệ được pháp luật công nhận, tương đương với hợp đồng giấy nếu tuân thủ quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023.

- Giao dịch với cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH):

Trong quản lý nhân sự - lao động, doanh nghiệp phải thực hiện nhiều giao dịch với BHXH. Chữ ký số được sử dụng để:

+ Gửi báo tăng/ giảm lao động

+ Ký tờ khai mẫu D02 - TS, Mẫu 600…

+ Nhận thông báo kết quả từ BHXH qua hệ thống eBHXH

Việc ứng dụng chữ ký số trong bảo hiểm giúp doanh nghiệp giảm thời gian đi lại, minh bạch dữ liệu, thuận tiện trong việc tra cứu.

- Giao dịch ngân hàng điện tử:

Một số ngân hàng tại Việt Nam hiện đã tích hợp chữ ký số cho các doanh nghiệp khi thực hiện:

+ Ký xác nhận bảng lương, chứng từ kế toán

+ Ký ủy nhiệm chi, phiếu thu chi trực tuyến

+ Phê duyệt các giao dịch tài chính qua eBanking

Ứng dụng này giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo an toàn giao dịch và tránh giả mạo chữ ký truyền thống.

- Ký số các loại tờ khai hải quan:

Với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, chữ ký số được dùng trong:

+ Gửi tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/ VCIS

+ Nộp hồ sơ xin cấp C/O, tờ khai trị giá tính thuế

+ Giao tiếp với cơ quan Hải quan qua mạng

Chữ ký số là điều kiện cần để thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí logistics.

- Ký duyệt nội bộ và văn bản hành chính trong doanh nghiệp:

Không chỉ dùng với cơ quan bên ngoài, chữ ký số còn được doanh nghiệp dùng để:

+ Duyệt đề xuất mua hàng, đơn từ, phiếu thanh toán

+ Ký nội dung văn bản, báo cáo nội bộ

+  Ký trên hệ thống ERP, DMS, phần mềm quản lý văn bản

Việc số hóa phê duyệt nội bộ giúp doanh nghiệp rút ngắn quy trình, minh bạch hóa dòng thông tin và dễ kiểm soát.

3. Kết luận: Chữ ký số - Hạ tầng pháp lý cho chuyển đổi số doanh nghiệp

Chữ ký số không còn là công cụ dành riêng cho khai thuế - mà đã trở thành hạ tầng pháp lý quan trọng, giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa toàn bộ giao dịch điện tử trong và ngoài nội bộ.

Việc hiểu rõ và áp dụng đầy đủ 7 ứng dụng chữ ký số phổ biến nêu trên sẽ giúp doanh nghiệp:

+ Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành

+ Tăng tính chuyên nghiệp và minh bạch

+ Đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong quản lý doanh nghiệp hiện đại

 

Nếu cần tư vấn thêm về chữ ký số, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

  • CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TCG
  • Địa chỉ: Số 9, ngõ 906, đường Bạch Đằng, Phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Tel: 0969.352.626
  • Tham khảo: https://quantridoanhnghiep.com/